販売管理システムの機能やメリットについて
販売管理システムの導入を検討している場合、どういった機能があり、そしてメリットはどういうものなのかが気になる点です。ここでは基礎的な内容から、選定のポイントまで、販売管理システムについての情報をお届けいたします。
販売管理システムとは
販売管理システムとは受注から納品までに必要なプロセルを一元管理できる、そんなシステムをいいます。
今までの仕組みでは部署ごとにバラバラだったそれをまとめて管理できると、メリットがとても多いのです。
ここではまず、どんな機能が備わっているのかについて紹介いたします。
まずは販売管理機能、これは見積から請求までの販売管理に必要な過程をサポートできる機能です。
次に仕入管理機能、商品の原材料や部品、その入荷に関する業務をサポートします。
最後に在庫管理機能、商品の在庫管理全般を把握する際に便利な機能で、状況に応じての指示がリアルタイムで可能です。
こうした機能が備わっている販売管理システム、今までは部署ごとに管理する部分が異なり、そして部署ごとに情報管理の方法が異なる、というケースもあります。
しかし販売管理システムは販売における管理機能が一元管理できます。
このシステムを導入することで、各部署に自動で適切なデータを、即時共有できます。
汎用的なシステムのものもあれば、業種特化の販売管理システムもありますので、自社にあったものを選択し、導入をおすすめいたします。
導入によるメリット
・業務の負担を軽減する
販売管理システムを導入すると、情報管理が一元化できます。
今まで紙やエクセルなど、部署によって管理方法が異なっていたものがすべて統一化され、その結果再入力の手間などがなくなります。
また収集したデータは瞬時に加工され、視覚的に把握できるよう集約されています。
在庫発注、在庫調整などを見える化し、よりわかりやすくできるのです。
同一部署だけではなく、これは部署間で共有できる情報です。
メールを用いて共有する必要もなくなり、各部署からシステムを通じて同じ情報を確認できる、それは業務における負担を減らし、そして効率化をはかれます。
・ミスを軽減できる
エクセルや紙で管理されてきた情報は、その部署に最適な方法で管理するため、再入力の手間があります。
その再入力がヒューマンエラーを呼び、ミスが増えてしまう原因です。
正確なデータ入力を心がけていても、ささいなミスはそうなくならないもの、しかし再入力の手間を極限まで減らせばヒューマンエラーも減らせます。
また、一元管理されている情報はミスがあっても修正が簡単、対応にかかる時間を大幅削減できます。
・データの分析がしやすくなる
いままで各部署でバラバラに管理されていたデータは、リアルタイムでの把握が難しいものでしたが、販売管理システムによって一元管理すると、迅速なデータ分析が見込めます。
それはすぐさま経営戦略に生かせ、過去のデータだけではなく現在店頭でどういった商品が売れているか、というのもすぐに確認できます。
今までの統計データから考えるのではなく、今起こっていることから考えていき、戦略を打ち出せます。
今日はもっとこの商品を推していく、この季節にはこの商品の在庫を補充しておくなど、情報をもとにマネジメントが可能です。
販売管理システムは業務効率のアップ、ヒューマンエラーの軽減など、今まで改善したくてもできなかった部分をうまく解決してくれる、そんな便利な仕組みです。
選定する場合のポイントについて
販売管理システムにはさまざまな種類があります。
どんな選び方をすればいいのかが悩むところ、ここでは選定する時のポイントを紹介いたします。
・自社の事業にマッチしたものを選ぶ
いくら便利機能が多いシステムを導入しても、自社の業種にマッチしていないものを選ぶと宝の持ち腐れです。
業種によって必要な管理項目は異なります。
食品業の場合は賞味期限など、そういった情報も同時に管理しておく必要があります。
そして、最低限の機能だけ十分運用できる、という場合はコスト削減のために、必要なシステムだけを組み込まれているものを導入するほうがメリットが多いです。
一概にこれがいい、というものは存在してませんので、マッチしたものを選ぶのが大前提です。
・提供形態を見る
販売管理システムにはいくつかの提供形態があります。
クラウド型、オンプレミス型など、さまざまな種類がありますのでそこから選ぶのです。
企業規模や導入コストなどの違いがあり、そこを比較してマッチしたものを導入する必要があります。
それぞれにメリットとデメリットがあるため、よく比較してから選ぶのは大事です。
できるところは自動化していく
デジタルの普及により、とても便利になっています。
個人においても法人においても同様で、そして便利になっていくにつれてスピーディさや効率が重視されています。
以前から利用されているデジタルツールよりも画期的なものがどんどん発表されているので、アンテナをはってしっかりその機能について把握していきたいところです。
そして販売管理システムも、業務効率化においてとても重要なものとされています。
エクセルや紙媒体など、複数の管理形式を必要とせず、そしてそれに伴い再入力の手間を極限まで減らしたこれは、管理はもちろん、マネジメントにおいても重要な役割を果たします。
データが集約しやすい、そして迅速な収集が可能なこのシステムをよりうまく利用する、それによって変わる経営上の利便性があります。
宝の持ち腐れにならないように、選別と有効活用が必須ですが、これをうまく導入することで今まで煩わしかった作業を大幅カットし、より生産性をあげられると期待されています。
販売管理システムについてのまとめ
販売管理システムは受注から納品までのお金の管理、商品の管理をするにあたって活用されているシステムです。
その流れを適切にコントロールし、業務のミスを減らしつつ効率化、そして生産性をあげられると見込まれています。
もともとデータの再入力作業が多いのが原因で、ヒューマンエラーは多発しています。
そして、それがどの部署で発生したか、というのを見つけ、対応するだけでも時間をとられています。
それらを販売管理システムでは一元管理を用い、再入力の手間を軽減、修正に関してもどの部署からでも簡単にできます。
現在多くの企業で導入されているこのシステム、今導入を検討し、迷っている場合はぜひ窓口に相談がおすすめです。
システムを提供しているところによってサービス内容が異なり、そして導入後のアフターサービスも異なります。
中にはサポートの枠をこえた手厚いサポートをしてくれるところもあるので、ぜひそういったところを探してみるのがおすすめです。
サポートが手厚いほどに、導入がスムーズにいきます。
デジタルをうまく使いこなせる企業が、これからの社会で強みを伸ばしていく傾向にあります。
販売管理システムも成長において十分な役割を果たすと期待されていますので、ぜひご検討をおすすめします。
企業において必要な管理システムが組み込まれているこれは、今まで発生していたトラブル、クレームを減らしてくれる可能性があります。
興味はあるけれど、詳しくはわからない、そんな場合でも導入を検討しているのであれば、まずは問い合わせをおすすめいたします。